"En terwijl je er toch bent, kun je ook even dat andere kozijn meenemen?" Het is het meest gehoorde zinnetje in de installatiebranche. Zonder protocol eindigt dit zinnetje in een betalingsconflict. Met een helder meerwerk-proces loopt het soepel. Hieronder hoe je dat opzet.

Waarom meerwerk zo'n heikel punt is

De kern van het probleem: er is geen getekende offerte voor het extra werk. De klant denkt dat het "even erbij" zit; jij rekent er een bedrag voor. Dat gesprek achteraf is oncomfortabel. En juridisch sta je zwak als je geen schriftelijke bevestiging hebt.

In het Nederlands recht geldt: voor aanneming van werk is schriftelijkheid niet verplicht, maar mondeling afgesproken meerwerk is een bewijsprobleem bij geschillen. De bewijslast ligt bij degene die de betaling eist — jij dus.

Het meerwerk-protocol in 3 stappen

Stap 1: Spot het meerwerk meteen

Op het moment dat de klant iets vraagt dat buiten de oorspronkelijke offerte valt, zeg je direct: "Dat kan ik doen, maar dat valt buiten de opdracht — ik maak er een korte meerwerk-opgave voor." Niet beloven zonder prijs. Niet zwijgen en achteraf factureren.

Stap 2: Schriftelijke bevestiging — hoe simpel ook

Een meerwerk-akkoord hoeft niet uitgebreid te zijn. Twee regels per WhatsApp of e-mail zijn voldoende als bewijs:

"Extra kozijn badkamer (50×80cm, HR++, zelfde profiel): € 620 incl. montage, exclusief BTW. Goed?"

En de klant repliceert "Goed" of "Akkoord". Die thread bewaar je. Dat is je schriftelijke overeenkomst.

Professioneler: stuur een mini-offerte (PDF) via een klantportaal met een akkoord-knop. De klant tekent digitaal, jij hebt een gehorodateerde handtekening. Duurt niet langer dan het sturen van een WhatsApp-bericht als je de flow eenmaal ingesteld hebt.

Stap 3: Factuur die aansluit op de oorspronkelijke opdracht

Factuur je het meerwerk op dezelfde factuur als de hoofdopdracht? Dan moet het apart zichtbaar zijn als "Meerwerk: extra kozijn badkamer". Doe je een aparte factuur? Verwijs naar het opdrachtnummer van de hoofdopdracht.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

Fout: "Ik doe het even erbij, zeg ik later wel" — bij klanten die niet verwachten dat er extra kosten komen, wordt dit altijd een conflict. Altijd van tevoren bevestigen.
Fout: Mondelinge afspraak op het werk zelf — de monteur is ter plaatse en spreekt iets af. Klant kan later ontkennen. Monteur is geen contractspartij voor extra werk. Altijd via jou als ondernemer of via de projectleider.
Fout: Meerwerk factureren zonder BTW-splitsing — als het meerwerk ook renovatie-arbeid is bij een particulier in een woning ouder dan 2 jaar, geldt ook hier het 9%-tarief op het arbeidsdeel.
Fout: De klant verrassen op de eindfactuur — bij langere projecten: stuur een tussentijdse opgave van alle meerwerk tot dan toe, zodat de eindfactuur geen verrassing is.

Template: meerwerk-tekst voor op je offerte

Zet dit standaard in je offertes, zodat de spelregels vooraf helder zijn:

"Werkzaamheden die niet in deze offerte zijn omschreven maar wel tijdens het project worden uitgevoerd, worden als meerwerk schriftelijk overeengekomen en apart in rekening gebracht. De opdrachtgever ontvangt hiervoor een opgave voordat het meerwerk wordt uitgevoerd."

Kozynofferte en meerwerk

Vanuit het dashboard stuur je een aanvullende offerte aan een bestaande klant in twee stappen: selecteer de klant, voeg de extra kozijnregel(s) toe, en verstuur via het klantportaal. De klant tekent digitaal en de meerwerk-handtekening staat vastgelegd in het auditlogboek. 14 dagen gratis proberen.

Specifieke meerwerk-situatie die je dwarsit? Mail me direct.

— Richard Bajnath, Kozynofferte

Meerwerk bij kozijnenprojecten — hoe regel je het zonder ruzie