Wat kost een offerte maken in Excel echt? Reken het na

“Excel is gratis” — een uitspraak die elk kozijnbedrijf ooit doet. Tot je gaat tellen. In dit artikel reken ik na wat een Excel-offerteproces écht kost in tijd, fouten en gemiste opdrachten. Geen marketing-schreeuwerigheid; gewoon de getallen.

De drie kosten van Excel die nooit op een factuur staan

Je betaalt niks aan Microsoft (of LibreOffice). Maar je betaalt wel:

1. Tijd — elke offerte handmatig maken duurt ergens tussen 30 en 120 minuten, afhankelijk van complexiteit.
2. Fouten — verkeerde prijzen, vergeten BTW-regels, ongerepareerde formules. Elke fout kost direct geld of marge.
3. Conversie — Excel-offertes worden statisch verstuurd. Klanten haken af bij ‘ik moet er nog even over nadenken’. Geen klantportaal, geen automatische opvolging.

De rekensom — een 4-mans kozijnbedrijf

Uitgangspunten (conservatief):

• 3 offertes per week (12 per maand)
• 45 minuten per offerte (kopiëren, prijzen opzoeken, BTW-regels toepassen, naar PDF, mailen)
• € 60/u verkoper-uurkosten (incl. werkgeverslasten)
• 1 op 20 offertes met een prijsfout (klacht of marge-verlies)
• Gemiddeld € 200 marge-verlies per prijsfout

Tijdskosten per maand

12 × 45 min = 9 uur per maand × € 60 = € 540/maand aan pure offerte-creatie-tijd.

Foutkosten per maand

Gemiddeld 0,6 prijsfouten per maand × € 200 marge-verlies = € 120/maand. Plus de uren om de klacht af te handelen (gem. 1 uur × € 60 = € 60 per fout, dus € 36/mnd). Totaal: ~€ 156/maand.

Conversie-verlies

Dit is het lastigste te kwantificeren maar vaak het grootst. Stel: zonder klantportaal en automatische opvolging ligt je conversie 5 procentpunten lager (van 67% naar 62%). Op 12 offertes per maand met gemiddelde omzet € 6.000 en 20% marge: 0,05 × 12 × € 6.000 × 0,20 = € 720/maand aan gemiste marge.

Totaal per maand

€ 540 (tijd) + € 156 (fouten) + € 720 (conversie) = € 1.416 per maand, ofwel ~€ 17.000 per jaar.

Vergelijking met software

Kozynofferte Pro kost € 149/maand. Dat is een terugverdientijd van iets meer dan drie dagen. Zelfs als je de bovenstaande cijfers halveert (conservatief), verdien je het bedrag in een week terug.

Wanneer Excel toch beter is

Eerlijk: niet elk bedrijf moet weg uit Excel. Je blijft beter in Excel als:

• Je minder dan 1 offerte per week maakt.
• Je vaste klanten hebt met vaste prijzen die zelden veranderen.
• Je geen team hebt dat moet samenwerken.
• Je niet werkt met BTW-verlegging of het 9%-renovatietarief.

Voor de rest: lees onze uitgebreide Excel-vergelijking of start 14 dagen gratis. Geen creditcard.

Even checken — jouw eigen getallen

Reken het zelf na met jouw cijfers. Een eerlijke vragenlijst:

1. Hoeveel offertes maak je per maand?
2. Hoe lang doe je gemiddeld over een offerte? (Eerlijk — inclusief alle ‘even-uitzoeken’-momenten.)
3. Wat kost jouw verkoper-uur volgens jouw boekhouding?
4. Hoe vaak per kwartaal heb je een prijs- of BTW-fout?
5. Wat is je gemiddelde marge per offerte?

Vul die cijfers in en je hebt jouw eigen rekensom. Vaak schrik je.

---

Vragen of een second-opinion op je eigen rekensom? Mail me direct — ik kijk 'm graag mee.

— Richard Bajnath, oprichter Kozynofferte